Der Zertifizierungsprozess Schritt für Schritt

Der grundsätzliche Ablauf einer Zertifizierung ist über die meisten Systeme hinweg vergleichbar. Unterschiede liegen oft eher in der Tiefe oder der Art der Anforderungen, nicht in der Struktur des Verfahrens selbst. Planen Sie insgesamt mit einem Vorlauf von drei bis neun Monaten bis zum ersten Zertifikat, bei gut vorbereiteter Dokumentation weniger, bei komplexen Lieferketten oder mehreren Standorten teilweise mehr.

Schritt 1: Scoping und Zielklärung

Am Anfang steht die Bedarfsklärung. Legen Sie fest, welchen Zielmarkt Sie bedienen wollen, wer den Nachweis verlangt und welche Aussage der Nachweis ermöglichen soll. Grenzen Sie anschließend den Geltungsbereich ab: Welche Standorte, welche Materialströme, welche Funktion in der Lieferkette? Ein zu weit gefasster Scope treibt den Aufwand unnötig in die Höhe, ein zu eng gefasster führt dazu, dass das Zertifikat den relevanten Materialstrom ggf. nicht abdeckt.

Schritt 2: Systemauswahl

Vergleichen Sie die in Frage kommenden Systeme hinsichtlich Reichweite entlang der Wertschöpfungskette, Anerkennung im Zielmarkt, geografischer Abdeckung, Kostenstruktur und Kombinierbarkeit mit weiteren Nachweisen. Prüfen Sie zusätzlich die Marktakzeptanz: Fragen Sie Ihre Abnehmer, welches System sie verlangen und welches sie alternativ akzeptieren. Die TransBIB-Datenbank unterstützt diesen Schritt mit strukturierten Systemprofilen.

Schritt 3: Registrierung beim Systemgeber

Mit der Registrierung erhalten sie in der Regel eine Registrierungsnummer und Zugang zum vollständigen Regelwerk, zu Checklisten und weiteren Informationen und Tools. Die Systemgebühren richten sich meist nach Umsatz, Menge oder Unternehmensgröße. Erst nach der Registrierung kann ein Audit stattfinden.

Schritt 4: Gap-Analyse und Umsetzung

Dies ist der arbeitsintensivste Schritt. Vergleichen Sie die Anforderungen des Regelwerks/Standards nachdem Sie sich zertifizieren lassen möchten systematisch mit Ihrer bestehenden Praxis und schließen Sie die Lücken. Dies umfasst bspw:

–  Verantwortlichkeiten benennen und dokumentieren,

–  Verfahrensanweisungen für Wareneingang, Lagerung, Mischung und Warenausgang erstellen,

–  Mengenbilanz einrichten, inklusive Festlegung des Bilanzierungszeitraums und der Umgang mit Verlusten und Umrechnungsfaktoren,

–  Falls nötig Treibhausgasberechnung aufsetzen, entweder mit den zulässigen Standardwerten oder mit eigenen, belegbaren Berechnungen. Auch dabei können Ihnen die TrasnBIB Partner helfen.

–  Lieferantennachweise einholen und deren Geltungsbereiche prüfen,

–  Mitarbeitende schulen, insbesondere im operativen Betrieb.

Schritt 5: Zertifizierungsstelle beauftragen

Sie wählen eine vom Systemgeber anerkannte Zertifizierungsstelle und holen Angebote ein. Achten Sie darauf, was im Angebot enthalten ist: Auditdauer, Reisekosten, Nachaudits, Berichtserstellung. Vereinbaren Sie den Auditumfang und den Termin frühzeitig, Auditkapazitäten sind oft knapp.

Schritt 6: Das Audit

Das Audit besteht in der Regel aus einer Dokumentenprüfung und einem Vor-Ort-Audit. Geprüft werden die Systemdokumentation, die Nachvollziehbarkeit der Mengenbilanz anhand von Stichproben, die Treibhausgasberechnung (sofern Teil des Audits) sowie, auf Erzeugerebene, weiterführende Nachhaltigkeitskriterien, Flächen- und Landnutzungskriterien. Rechnen Sie mit einem bis drei Auditortagen, entscheidend sind Standortzahl und Komplexität der Lieferkette.

Schritt 7: Abweichungen und Zertifikatserteilung

Festgestellte Abweichungen werden nach Schweregrad klassifiziert. Für schwerwiegende Abweichungen müssen Korrekturmaßnahmen vor der Zertifikatserteilung umgesetzt und nachgewiesen werden, für geringfügige in der Regel innerhalb einer gesetzten Frist. Erst danach erstellt die Zertifizierungsstelle den Auditbericht und erteilt das Zertifikat. Zertifikate werden von den meisten Systemen öffentlich gelistet.

Schritt 8: Aufrechterhaltung

Mit dem Zertifikat beginnt der laufende Betrieb. Dazu gehören das jährliche Überwachungsaudit, die fristgerechte Mengenmeldung in den Systemdatenbanken, bei Bedarf die Meldung von Änderungen des Geltungsbereichs und die Rezertifizierung zum Ablauf der Laufzeit. Im Energiebereich kommen Registrierungs- und Meldepflichten in behördlichen Datenbanken hinzu. Planen Sie die Verlängerung so, dass keine Lücke in der Gültigkeit entsteht.

Womit Sie rechnen müssen

Kostenangaben für den Zertifizierungsprozess lassen sich nicht pauschal beziffern. Die folgende Übersicht zeigt, aus welchen Blöcken sich der Aufwand zusammensetzt und wovon die Höhe abhängt.